随着国内疫情防控效果的好转，各地中小学校陆续确定了开学时间。可以预见，大学毕业生返校和企业实习，即将放开。在此，提醒初入职场的新人小白，要学习办公室礼仪，扣好人生第一粒扣子。

良好的办公礼仪，可以创造优美健康的工作环境，维护办公秩序，提高工作效率，营造文明氛围，改善服务质量。

1．环境礼仪

（1）保持工作环境清洁卫生

避免在办公室用餐，保持空气清新顺畅；保持办公桌椅、文件柜、办公电脑无灰尘；不随便乱扔垃圾，避免对人吐痰、咳嗽、打喷嚏等行为；使用会议室、茶吧间等公用空间，注意保持卫生、安全用电、人走关门。

（2）保持工作环境整齐有序

办公家具摆放整齐美观，文具用品摆放有序归类，张贴挂件不妨碍他人通行。

③营造安静的工作氛围

不大声喧哗，不出声播放非工作内容的音频视频，接打电话控制音量。

2．接听电话礼仪

遵守电话礼仪，不仅是对通话对象的尊重，也是对个人和本单位本部门形象的维护，有利于及时处理信息，提高工作效率，促进工作开展。

（1）接听电话

电话铃响应马上接听，先礼貌问好，自报家门，再询问对方，要等对方先挂断通话。对于拨打错误的电话，不要教训别人或一挂了之；找同事的电话，应说“请稍等”，然后小声通知被找的人接听电话，而不要大吼一声某某某“有人找”；如果要找的人不在，则要重新拿起话筒告诉对方，并询问是否需要转告，主动提供一些必要的帮助；轻拿轻放话筒，千万不可发牢骚，说怪话，对刚才的交谈妄加评论，以免被对方听到。

（2）拨打电话

拨打电话前做好充分准备，考虑好通话的大致内容、对方会说什么、对方可能的反应。如果要谈的事情比较多，先列出一个条理清晰的提纲，避免出现边想边说、词不达意、结结巴巴等情况。在工作场所尽可能少打不打私人电话。

（3）通话用语

用语要礼貌，在通话中始终使用敬语、谦语，包括通话开始时的问候和通话结束时的道别；用语委婉，使对方心生好感；语速平缓，防止通话噪音。

（4）通话时间

通话时机要谨慎，不要在别人刚一上班时通话查岗，也不要在别人即将下班时交流工作，更不要在节假日或休息时间交流并不重要紧急的事情；通话时长要控制，应遵从“通话三分钟原则”，有意识的控制通话长度，尽可能做到长话短说。

（5）铃声音量

将办公座机和移动电话的铃声，调整到适宜的音量；办公场所不接打私人电话，若有事必须接听，应轻轻出去找个僻静的地方通话；参加会议时，调整铃声为静音或震动，关闭手机程序的消息提示音。

3．使用网络礼仪

人们在使用办公网络时，必须遵守一定的网络规则，这些网络规则就是网络礼仪。

（1）确保安全

谨言慎行，切不可泄露机密文件；防止病毒，不要安装与工作无关、来源不明的程序；不要泄露账户密码，不用使用过于简单统一的密码。

（2）及时规范。

收发电子邮件、通信会话信息和信息系统流程，是网络办公最常见的方式。及时处理网络信息，规范网络流程，是需要注意的重点内容。以收发电子邮件为例，定期打开收件箱，查看有无新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复；收件当天及时回复工作邮件，以确保及时交流和工作开展，若涉及较难处理的问题，可先告知对方已收到邮件，经思考、准备或请示沟通后予以具体回复；因公出差或其他原因而未能及时查阅和回复时，应向对方致歉并尽快回复；撰写与回复的用语要礼貌规范，邮件主题要简短明确，仔细检查附件和对方邮箱有无遗漏错误，确保邮件行文规范。

（3）适度使用

出于工作需要，办公人员往往会上网查阅一些重要的新闻或资料。查阅下载的时间不要太长，以免影响其他工作开展；合理安排下载时间，以免造成网络拥堵；网络资料的使用，要注意发布时间、发布机构和内容检验，不要以讹传讹。

4．会客礼仪

（1）起身让座

当来客进入办公室时，应马上放下手中工作，起身相迎并主动招呼来访者就座；如正在处理手中紧急工作，应询问来访者、说明情况、请其稍等并起身让座。如自己有事暂时不能接待来访者，应安排其他人员接待客人，不能冷落来访者。

（2）认真倾听

认真倾听来访者的叙述，让来访者把话说完，倾听来访者的意见和观点，不要轻率表态，应思考后再做答复；对不能当即回复的，要约定一个时间再联系；对来访者的无理要求或错误意见应有礼貌的拒绝，不要刺激来访者使其尴尬。

（3）陪同引导

为客人引路，应走在客人的左前方或右前方一米左右；步伐不宜过快，途中可与客人交谈；当走到所去的部门门口时，应请客人先进，介绍客人和被访者；当被访者不在时，应沟通被访者行程并向客人说明有关情况。

（4）窗口接待

统一佩戴标识牌和职装；严格按照有关规定办理各项事务；对不属于本窗口办理的业务，要指引前来办事的人员到相关的窗口进行办理；对前来办理业务的服务对象要态度热情，使用规范的工作用语；职权范围内，努力做到事事有回音、件件有落实。

5．人际交往礼仪

（1）与同事相处的礼仪

①相互团结，相互关心。

②相互信任，相互协作。

③相互尊重，保持距离。

（2）与上级相处的礼仪

①尊重上级，支持上级。

②服从领导，尽职尽责。

③维护上级威信，体谅上级。

（3）与下级相处的礼仪

①礼贤下士，尊重下级。

②体谅下级，注意沟通。

③关心下级，提供帮助。

6．交谈礼仪

商务交谈中，优美高雅的谈吐，有助于达到交流信息、培养情感、沟通思想。交谈的礼仪包括以下几个方面。

（1）讲究语言意识

即用语准确流程，语义委婉含蓄，掌握语言分寸，适当幽默风趣。

（2）使用礼貌用语

按照交谈顺序和情景，恰当使用问候语、欢迎语、回敬语、致歉语、祝贺语和道别语。

（3）选择有效话题

可围绕来访者既定话题，穿插轻松的话题、格调高雅的话题、时尚的话题、擅长的话题，赋予会谈愉悦的氛围。

（4）学做最佳听众

表达之前，先做一个最佳听众，表现出对来访者的专心、耐心、热心。

（5）注意发问方式

要认清对象，适当发问，问适宜话题，抓住关键，把握具体。

7．会议礼仪

筹备大型会议，需成立筹备组，确定会议议题，拟定会议议程，拟发会议通知，安排布置会场；会议期间，要组织签到，安排发言，做好会议记录和例行服务，拍摄会议照或视频，为后期宣传做好储备；会议之后，要整理分发会议记录，送行外地参会人员，做好会务工作总结。参加会议时要尽早回复，准时到会、带齐资料、专心听讲、反馈落实会议结果。

8．商务拜访礼仪

（1）商务拜访前，应做好充分的计划。

明确拜访目的、拜访任务和开场白，注意个人仪表，准备资料，预约时间。

（2）拜访行为，要注意自己的行为细节。

进入会见室，应把公文包放在地上或椅子上，不可放在桌上；不要去碰或表现出想看桌子上任何文件的企图；注意特殊气候，不要随身携带雨具去见你所要拜访的人，先请教前台或工作人员放置雨具的地方；拜访时必须携带名片和资料；在商业场合不要吸烟；告别后应立即起身，不要半小时前说再见，半个小时后还坐在椅子上。

摘自：《大学生就业指导教程》

排版：大学生就业服务中心 李玉