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办公礼仪须知
日期:2020-05-07 00:00:00  发布人:admin  浏览量:1

随着国内疫情防控效果的好转,各地中小学校陆续确定了开学时间。可以预见,大学毕业生返校和企业实习,即将放开。在此,提醒初入职场的新人小白,要学习办公室礼仪,扣好人生第一粒扣子。

良好的办公礼仪,可以创造优美健康的工作环境,维护办公秩序,提高工作效率,营造文明氛围,改善服务质量。

1.环境礼仪

(1)保持工作环境清洁卫生

避免在办公室用餐,保持空气清新顺畅;保持办公桌椅、文件柜、办公电脑无灰尘;不随便乱扔垃圾,避免对人吐痰、咳嗽、打喷嚏等行为;使用会议室、茶吧间等公用空间,注意保持卫生、安全用电、人走关门。

(2)保持工作环境整齐有序

办公家具摆放整齐美观,文具用品摆放有序归类,张贴挂件不妨碍他人通行。

③营造安静的工作氛围

不大声喧哗,不出声播放非工作内容的音频视频,接打电话控制音量。

2.接听电话礼仪

遵守电话礼仪,不仅是对通话对象的尊重,也是对个人和本单位本部门形象的维护,有利于及时处理信息,提高工作效率,促进工作开展。

(1)接听电话

电话铃响应马上接听,先礼貌问好,自报家门,再询问对方,要等对方先挂断通话。对于拨打错误的电话,不要教训别人或一挂了之;找同事的电话,应说“请稍等”,然后小声通知被找的人接听电话,而不要大吼一声某某某“有人找”;如果要找的人不在,则要重新拿起话筒告诉对方,并询问是否需要转告,主动提供一些必要的帮助;轻拿轻放话筒,千万不可发牢骚,说怪话,对刚才的交谈妄加评论,以免被对方听到。

(2)拨打电话

拨打电话前做好充分准备,考虑好通话的大致内容、对方会说什么、对方可能的反应。如果要谈的事情比较多,先列出一个条理清晰的提纲,避免出现边想边说、词不达意、结结巴巴等情况。在工作场所尽可能少打不打私人电话。

(3)通话用语

用语要礼貌,在通话中始终使用敬语、谦语,包括通话开始时的问候和通话结束时的道别;用语委婉,使对方心生好感;语速平缓,防止通话噪音。

(4)通话时间

通话时机要谨慎,不要在别人刚一上班时通话查岗,也不要在别人即将下班时交流工作,更不要在节假日或休息时间交流并不重要紧急的事情;通话时长要控制,应遵从“通话三分钟原则”,有意识的控制通话长度,尽可能做到长话短说。

(5)铃声音量

将办公座机和移动电话的铃声,调整到适宜的音量;办公场所不接打私人电话,若有事必须接听,应轻轻出去找个僻静的地方通话;参加会议时,调整铃声为静音或震动,关闭手机程序的消息提示音。

3.使用网络礼仪

人们在使用办公网络时,必须遵守一定的网络规则,这些网络规则就是网络礼仪。

(1)确保安全

谨言慎行,切不可泄露机密文件;防止病毒,不要安装与工作无关、来源不明的程序;不要泄露账户密码,不用使用过于简单统一的密码。

(2)及时规范。

收发电子邮件、通信会话信息和信息系统流程,是网络办公最常见的方式。及时处理网络信息,规范网络流程,是需要注意的重点内容。以收发电子邮件为例,定期打开收件箱,查看有无新邮件,以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复;收件当天及时回复工作邮件,以确保及时交流和工作开展,若涉及较难处理的问题,可先告知对方已收到邮件,经思考、准备或请示沟通后予以具体回复;因公出差或其他原因而未能及时查阅和回复时,应向对方致歉并尽快回复;撰写与回复的用语要礼貌规范,邮件主题要简短明确,仔细检查附件和对方邮箱有无遗漏错误,确保邮件行文规范。

(3)适度使用

出于工作需要,办公人员往往会上网查阅一些重要的新闻或资料。查阅下载的时间不要太长,以免影响其他工作开展;合理安排下载时间,以免造成网络拥堵;网络资料的使用,要注意发布时间、发布机构和内容检验,不要以讹传讹。

4.会客礼仪

(1)起身让座

当来客进入办公室时,应马上放下手中工作,起身相迎并主动招呼来访者就座;如正在处理手中紧急工作,应询问来访者、说明情况、请其稍等并起身让座。如自己有事暂时不能接待来访者,应安排其他人员接待客人,不能冷落来访者。

(2)认真倾听

认真倾听来访者的叙述,让来访者把话说完,倾听来访者的意见和观点,不要轻率表态,应思考后再做答复;对不能当即回复的,要约定一个时间再联系;对来访者的无理要求或错误意见应有礼貌的拒绝,不要刺激来访者使其尴尬。

(3)陪同引导

为客人引路,应走在客人的左前方或右前方一米左右;步伐不宜过快,途中可与客人交谈;当走到所去的部门门口时,应请客人先进,介绍客人和被访者;当被访者不在时,应沟通被访者行程并向客人说明有关情况。

(4)窗口接待

统一佩戴标识牌和职装;严格按照有关规定办理各项事务;对不属于本窗口办理的业务,要指引前来办事的人员到相关的窗口进行办理;对前来办理业务的服务对象要态度热情,使用规范的工作用语;职权范围内,努力做到事事有回音、件件有落实。

5.人际交往礼仪

(1)与同事相处的礼仪

①相互团结,相互关心。

②相互信任,相互协作。

③相互尊重,保持距离。

(2)与上级相处的礼仪

①尊重上级,支持上级。

②服从领导,尽职尽责。

③维护上级威信,体谅上级。

(3)与下级相处的礼仪

①礼贤下士,尊重下级。

②体谅下级,注意沟通。

③关心下级,提供帮助。

6.交谈礼仪

商务交谈中,优美高雅的谈吐,有助于达到交流信息、培养情感、沟通思想。交谈的礼仪包括以下几个方面。

(1)讲究语言意识

即用语准确流程,语义委婉含蓄,掌握语言分寸,适当幽默风趣。

(2)使用礼貌用语

按照交谈顺序和情景,恰当使用问候语、欢迎语、回敬语、致歉语、祝贺语和道别语。

(3)选择有效话题

可围绕来访者既定话题,穿插轻松的话题、格调高雅的话题、时尚的话题、擅长的话题,赋予会谈愉悦的氛围。

(4)学做最佳听众

表达之前,先做一个最佳听众,表现出对来访者的专心、耐心、热心。

(5)注意发问方式

要认清对象,适当发问,问适宜话题,抓住关键,把握具体。

7.会议礼仪

筹备大型会议,需成立筹备组,确定会议议题,拟定会议议程,拟发会议通知,安排布置会场;会议期间,要组织签到,安排发言,做好会议记录和例行服务,拍摄会议照或视频,为后期宣传做好储备;会议之后,要整理分发会议记录,送行外地参会人员,做好会务工作总结。参加会议时要尽早回复,准时到会、带齐资料、专心听讲、反馈落实会议结果。

8.商务拜访礼仪

(1)商务拜访前,应做好充分的计划。

明确拜访目的、拜访任务和开场白,注意个人仪表,准备资料,预约时间。

(2)拜访行为,要注意自己的行为细节。

进入会见室,应把公文包放在地上或椅子上,不可放在桌上;不要去碰或表现出想看桌子上任何文件的企图;注意特殊气候,不要随身携带雨具去见你所要拜访的人,先请教前台或工作人员放置雨具的地方;拜访时必须携带名片和资料;在商业场合不要吸烟;告别后应立即起身,不要半小时前说再见,半个小时后还坐在椅子上。

摘自:《大学生就业指导教程》

排版:大学生就业服务中心 李玉

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